Beglaubigter Firmenbuchauszug – Was ist das und wann wird er benötigt?
Beglaubigter Firmenbuchauszug: Wichtig für Unternehmen.
Einführung: Bedeutung und Relevanz des beglaubigten Firmenbuchauszugs im Wirtschafts- und Rechtsverkehr
Für Unternehmen in Österreich ist der beglaubigte Firmenbuchauszug ein zentrales Dokument im täglichen Wirtschafts- und Rechtsverkehr. Ob Gründung, Vertragsabschluss oder Teilnahme an internationalen Geschäften – immer häufiger verlangen Behörden, Banken oder Geschäftspartner einen offiziell beglaubigten Nachweis über die aktuelle Rechtslage eines Unternehmens. Ein beglaubigter Firmenbuchauszug bietet genau diese Rechtssicherheit, da er den Nachweis über die im Firmenbuch eingetragenen Tatsachen offiziell bestätigt. Während ein einfacher Auszug oftmals für interne Zwecke oder informelle Vorprüfungen genügt, verlangen zahlreiche offizielle Stellen explizit den beglaubigten Auszug. Die Notwendigkeit, sich bei bedeutenden Rechtsgeschäften auf aktuelle und öffentlich beglaubigte Daten zu stützen, ist im internationalen Kontext noch ausgeprägter. Laut der österreichischen Notariatskammer ist der beglaubigte Firmenbuchauszug „ein Kerndokument des Unternehmensverkehrs, das besondere Vertrauenswirkung entfaltet.“
Ein solches Dokument ist Grundlage für viele unternehmerische Entscheidungen und schützt vor unnötigen Risiken. Der beglaubigte Firmenbuchauszug wird somit zum elementaren Baustein für Transparenz und Vertrauen im Wirtschaftsverkehr – national wie international.
Quellen:
Definition und rechtliche Grundlagen: Was ist ein beglaubigter Firmenbuchauszug? Abgrenzung zum einfachen Firmenbuchauszug
Ein beglaubigter Firmenbuchauszug ist eine von einer offiziellen Stelle – meist dem Firmenbuchgericht oder einem Notar – ausgestellte Urkunde, die den tatsächlichen Eintragungsstand eines Unternehmens im österreichischen Firmenbuch zu einem bestimmten Stichtag rechtsverbindlich wiedergibt und mit Siegel oder elektronischer Amtssignatur versehen ist. Dieser Auszug genießt öffentlichen Glauben, was bedeutet, dass Dritte sich rechtlich auf die ausgewiesenen Tatsachen verlassen können.
Im Gegensatz dazu ist der einfache Firmenbuchauszug oft nur ein informelles Abbild der Firmenbuchdaten und ohne amtliche Beglaubigung. Er eignet sich zwar für interne Prüfungen oder Vorgespräche, entfaltet aber keine besondere Beweiskraft und wird von Ämtern oder Gerichten in der Regel nicht anerkannt.
Die rechtlichen Grundlagen zum Firmenbuchauszug und dessen Beglaubigung sind im Firmenbuchgesetz (FBG) sowie im Unternehmensgesetzbuch (UGB) festgelegt. Nach § 34 FBG ist insbesondere bei Vorlage vor Behörden oder Gerichten immer ein beglaubigter Auszug erforderlich.
In Österreich ist der Firmenbuchauszug mit dem deutschen Handelsregisterauszug vergleichbar. Eine Besonderheit des österreichischen Firmenbuchauszugs: Hier werden im Gegensatz zur deutschen Version auch die Gesellschafter direkt mit ausgewiesen. Dies erhöht die Transparenz und verringert den Rechercheaufwand erheblich.
Quellen:
Verfahren zur Ausstellung: Wo und wie erhält man einen beglaubigten Firmenbuchauszug? Gerichtliche und notarielle Beglaubigung, elektronischer Stichtagsauszug
Der beglaubigte Firmenbuchauszug kann auf mehreren Wegen bezogen werden:
- Gerichte: Jedes Firmenbuchgericht stellt auf Antrag gegen Gebühr einen beglaubigten Firmenbuchauszug aus. Eine persönliche Vorsprache ist möglich, durch die fortschreitende Digitalisierung erfolgt der Antrag zunehmend online.
- Notare: Notarinnen und Notare in Österreich haben unmittelbaren Zugang zum elektronischen Firmenbuch und können beglaubigte Auszüge samt Siegel und Unterschrift erstellen. Laut Notariat Perchtoldsdorf sind kurzfristige Ausstellungen ohne Terminvereinbarung möglich.
- Elektronischer Stichtagsauszug: Seit einigen Jahren besteht die Möglichkeit, online einen signierten Stichtagsauszug anzufordern. Dieser wird mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der Justiz versehen und ist rechtlich einem beglaubigten Papierauszug gleichgestellt. Die Bestellung erfolgt meist via Online-Plattformen autorisierter Dienstleister oder direkt über das Portal JustizOnline.
Die Kosten für die Ausstellung unterscheiden sich leicht nach Anbieter und gewünschtem Format und liegen typischerweise zwischen 12,90 und 15,00 Euro. Notare bieten zudem den Vorteil flexibler Öffnungszeiten und fachlicher Beratung vor Ort.
Wichtig ist: Ein elektronisch signierter Firmenbuchauszug wird von Behörden und Gerichten anerkannt, sofern die Unversehrtheit der Signatur gewährleistet ist (§34 FBG).
Quellen:
Typische Anwendungsfälle: Wann wird ein beglaubigter Firmenbuchauszug benötigt? Behörden, Gerichte, internationale Geschäftsabschlüsse und Vertragsabschlüsse
Die Notwendigkeit eines beglaubigten Firmenbuchauszugs ergibt sich in zahlreichen Geschäftssituationen:
- Vorlage bei Behörden: Bei behördlichen Anträgen, Unternehmensgründungen, Genehmigungsverfahren oder etwa der Anmeldung eines Gewerbes ist die Vorlage eines beglaubigten Auszugs oft verpflichtend. Auch beim Nachweis von Zeichnungs- oder Vertretungsbefugnissen innerhalb des Unternehmens wird das Dokument benötigt.
- Gerichtsverfahren: Bei Rechtsstreitigkeiten, insbesondere wenn die Existenz, der Sitz oder die Vertretungsberechtigung einer Gesellschaft nachzuweisen ist, verlangen Gerichte ausnahmslos den amtlich beglaubigten Nachweis.
- Bankgeschäfte und Finanzierung: Banken und Kreditinstitute fordern im Rahmen der KYC-Prüfungen (Know Your Customer) regelmäßig beglaubigte Firmenbuchauszüge an, bevor sie Geschäftskonten eröffnen oder Kreditanträge bearbeiten.
- Internationale Geschäftsabschlüsse: Bei der Expansion ins Ausland, Gründung von Tochtergesellschaften oder Filialen, im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen sowie bei Vertragsabschlüssen mit internationalen Partnern ist der beglaubigte Firmenbuchauszug in der Regel Pflicht – oft auch als beglaubigte und übersetzte Version.
- Vertragsabschlüsse und Immobilientransaktionen: Versicherungen, Immobilienmakler sowie Notare fordern das Dokument als Teil der Legitimationsprüfung, beispielsweise vor dem Kauf oder Verkauf von Gesellschaftsanteilen oder Immobilien.
Praktische Beispiele und Erfahrungswerte zeigen: Unternehmen, die regelmäßig international tätig sind, sollten immer einen aktuellen beglaubigten Firmenbuchauszug in mehreren Sprachen bereit halten.
Quellen:
Unterschiede und Zusammenhänge zu ähnlichen Dokumenten wie Handelsregisterauszug und deren Beglaubigung
Der beglaubigte Firmenbuchauszug in Österreich ist weitgehend vergleichbar mit dem beglaubigten Handelsregisterauszug in Deutschland, unterscheidet sich aber in einigen Details:
- Firmenbuch (Österreich) vs. Handelsregister (Deutschland): Beide Register dienen als öffentliches Verzeichnis rechtsrelevanter Unternehmensdaten. Während das Firmenbuch zentral von Landesgerichten geführt wird, ist in Deutschland das jeweilige Amtsgericht zuständig.
- Inhaltliche Unterschiede: Der österreichische Firmenbuchauszug führt im Gegensatz zur deutschen Version die Gesellschafter (z.B. einer GmbH) bereits auf dem Standardauszug an; in Deutschland muss hierfür eine separate Gesellschafterliste angefordert werden.
- Form und Anerkennung: In beiden Ländern unterscheidet man zwischen einfachen (nicht beglaubigten) und amtlich beglaubigten Auszügen; die amtlichen Versionen sind mit Siegel und/oder Unterschrift bzw. elektronischer Signatur versehen und werden im amtlichen Verkehr anerkannt.
Expert:innen raten: "Bei internationalen Geschäftsbeziehungen empfiehlt es sich, rechtzeitig abzuklären, ob eine beglaubigte Übersetzung und eine Überbeglaubigung durch eine Apostille erforderlich sind, um die Anerkennung im Ausland sicherzustellen." (Quelle)
Weiterführende Informationen:
Übersetzung und Beglaubigung im internationalen Kontext: Beglaubigte Übersetzungen des Firmenbuchauszugs und deren Anerkennung
Im internationalen Geschäftsverkehr wird neben dem originalen beglaubigten Firmenbuchauszug meist auch eine beglaubigte Übersetzung verlangt. Diese muss von einem gerichtlich beeidigten oder vereidigten Übersetzer angefertigt und mit einem Bestätigungsvermerk, Rundsiegel und Unterschrift versehen sein.
Zentrale Aspekte für internationale Anerkennung:
- Für die Eintragung ausländischer Niederlassungen oder Tochtergesellschaften (z.B. einer UK Ltd. in Österreich) ist grundsätzlich eine beglaubigte Übersetzung erforderlich, oft ergänzt durch eine Apostille gemäß Haager Übereinkommen, die die Echtheit des Dokuments bestätigt.
- Rechtliche Unterschiede bestehen teilweise zwischen den Ländern: Während z.B. in Österreich beeidigte Übersetzer für die Beglaubigung notwendig sind, akzeptieren andere Länder vereinfacht auch zertifizierte Fachübersetzer.
- Expertenhinweis: „Die größte Herausforderung bei der Anerkennung beglaubigter Übersetzungen im Ausland liegt in den uneinheitlichen Standards der einzelnen Länder.“ (ADAC-Shop)
Praktische Lösung: Übersetzungsbüros wie OnlineLingua oder Alphatrad stellen rechtssichere beglaubigte Auszüge aus, die für Behörden und Gerichte weltweit akzeptiert werden.
Quellen:
Erfahrungsberichte: Praxisnahe Berichte von Unternehmen und Notaren zum Umgang mit beglaubigten Firmenbuchauszügen
Die Praxis zeigt: Für Unternehmen ist die rechtzeitige Beschaffung und Aktualisierung beglaubigter Firmenbuchauszüge ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Die Notare betonen, dass etwa bei gesellschaftsrechtlichen Veränderungen, Umgründungen oder internationalen Geschäftsanbahnungen immer wieder Verzögerungen auftreten, wenn aktuelle, korrekt ausgestellte Auszüge fehlen. Ein Vertreter eines Wiener Startups berichtet: „Ohne frischen beglaubigten Firmenbuchauszug gehen Bankgespräche oder internationale Vertragsabschlüsse heute kaum mehr.“
Digitale Lösungen wie der elektronisch signierte Stichtagsauszug werden insbesondere von technologisch affinen Unternehmen zunehmend genutzt – sie ermöglichen nicht nur schnelle Beschaffung, sondern minimieren auch Medienbrüche bei internationalen Transaktionen.
Ein Interview mit Notar Dr. Schütte (Mödling) bestätigt: „Wir erstellen für unsere Klient:innen den beglaubigten Firmenbuchauszug oft innerhalb weniger Minuten, inklusive Apostille, sofern die Unterlagen vorliegen. Das beschleunigt internationale Gründungen und Transaktionen erheblich.“ (Quelle).
Aus der alltäglichen Kanzleipraxis ergibt sich zudem der Hinweis, dass ältere Auszüge (älter als sechs Monate) von Behörden oft nicht mehr anerkannt werden – Aktualität ist entscheidend!
Quellen:
FAQ: Wichtige Fragen wie Kosten, Gültigkeit, elektronische Beglaubigung und Vorgehen bei Änderungen
Was kostet ein beglaubigter Firmenbuchauszug? Die Kosten liegen typischerweise zwischen 12,90 und 15,00 Euro pro Auszug. Notargebühren können zusätzlich anfallen, insbesondere für spezielle Bescheinigungen oder Apostillen. (Stand 2025)
Wie lange ist ein beglaubigter Firmenbuchauszug gültig? Es gibt keine formelle Frist, gängige Praxis ist jedoch, nur Auszüge vorzulegen, die nicht älter als sechs Monate sind. Je nach Anforderung, etwa im internationalen Verkehr, verlangen Behörden oder Banken Auszüge, die höchstens drei Monate alt sind.
Wie funktioniert die elektronische Beglaubigung? Der elektronisch signierte Stichtagsauszug mit Amtssignatur hat vollumfängliche Rechtskraft für Behörden und Gerichte. Die Bestellung erfolgt über Online-Portale, das Dokument wird per Download oder E-Mail bereitgestellt.
Wie gehen Unternehmen bei Änderungen im Firmenbuch vor? Sämtliche Änderungen (Sitz, Firma, Prokura, Geschäftsführung) müssen unverzüglich beim Firmenbuchgericht angemeldet werden. Nach erfolgter Eintragung empfiehlt es sich, neue beglaubigte Auszüge anzufordern, um stets aktuelle Unterlagen zu haben.
Welche Unterlagen brauche ich für die Bestellung? In der Regel reicht die Firmenbuchnummer. Für beglaubigte Übersetzungen sollte das Originaldokument stets vorgelegt werden.
Weitere Informationen:
Mein Fazit: Zusammenfassung, Bedeutung für die Unternehmenspraxis und Empfehlungen für den korrekten Umgang mit beglaubigten Firmenbuchauszügen
Der beglaubigte Firmenbuchauszug ist ein zentrales Dokument im Wirtschaftsverkehr und bietet Rechts- und Nachweissicherheit auf höchstem Niveau. Er ist Pflicht bei behördlichen Verfahren, Gerichtsprozessen, internationalen Geschäften und überall dort, wo die Unternehmensidentität und vertretungsberechtigten Personen zweifelsfrei festgestellt werden sollen. Seine Beschaffung ist durch digitale Lösungen und Notariate unkompliziert, sollte aber immer mit Blick auf Aktualität und den jeweiligen internationalen Kontext erfolgen.
Zusammengefasst:
- Beglaubigte Firmenbuchauszüge sind in Österreich verpflichtend für viele amtliche und geschäftliche Vorgänge.
- Sie unterscheiden sich wesentlich vom einfachen Auszug durch die öffentliche Beglaubigung und Beweiskraft.
- Beschaffung ist heute sowohl über Gerichte als auch Notare und online möglich.
- Für internationale Geschäfte sind oft beglaubigte Übersetzungen und Überbeglaubigungen (Apostille) erforderlich.
- Die Aktualität des Auszugs ist für die Anerkennung wichtig.
Empfehlungen:
- Regelmäßig aktuelle beglaubigte Auszüge bereit halten, besonders bei internationalen Aktivitäten.
- Vor jedem wichtigen Termin prüfen, ob die Dokumente noch gültig/aktuell sind.
- Für rechtliche und internationale Fragen frühzeitig notariellen und/oder juristischen Rat einholen – das schützt vor Verzögerungen und Fehlinvestitionen.
Transparenz, Rechtssicherheit und Effizienz im Umgang mit beglaubigten Firmenbuchauszügen stützen den Ruf und die Handlungsfähigkeit von Unternehmen – national wie international.